home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Direct / Shareware Direct.iso / contact / cplus25.zip / C.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-08-16  |  41KB  |  1,241 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5. *************
  6. ** WELCOME **
  7. *************
  8.  
  9.     TITLE: CONTACT PLUS PERSONAL contact management system
  10.  
  11.     VERSION: 2.5
  12.  
  13.     SUGGESTED BBS NAME: CPLUS25.ZIP
  14.  
  15.     AUXILIARY FILES:   CPTUT25.ZIP - slideshow tutorial
  16.  
  17.     BRIEF DESCRIPTION:
  18.  
  19.         Contact Plus is an excellent way to keep track of people in
  20.         your life. It helps you organize your phone calls, notes,
  21.         notes and future appointments. You can keep multiple databases
  22.         and can setup your own user defined fields. It is a great
  23.         application for salesmen, telemarketing, realtors, insurance
  24.         agents, bankers. It has won several honors including "Best Buy
  25.         of the Year" in Business Marketing Magazine (Jan '89), and
  26.         "Best of Shareware 1990" in the business category in PC World
  27.         Magazine (Oct '90), and "Editor's Choice" (Jan/Feb 1992) in
  28.         Shareware Magazine.
  29.  
  30.     REQUIREMENTS:
  31.  
  32.         IBM-PC or compatible with 512K RAM. Hard disk required.
  33.         Hayes compatible modem (attached to COM1 or COM2) for the
  34.         auto-dialer. Color monitor suggested although not required.
  35.         DOS version 3.0 or greater for the memory resident option.
  36.  
  37.     REGISTRATION COST:
  38.  
  39.         $99 plus shipping. Registration entitles you to a 170 page
  40.         printed manual, extra programs related to the system, a word
  41.         processor, and BBS/telephone/fax support.
  42.  
  43. ****************
  44. ** WHAT'S NEW **
  45. ****************
  46.  
  47. 2.5 changes/updates
  48.  
  49.     The ALT-Q key now will quit Contact Plus, bypassing the normal
  50.     exit procedure.  The use of this option is not encouraged if
  51.     you don't make regular backups of the data.
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.                                 1
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.     Better video support for mono laptop monitors using reverse video
  64.     instead of highlight characters.
  65.  
  66.     Full support for the internal file format of WORDPERFECT 6.0 for DOS
  67.     Now includes a new macro file for WordPerfect 6.0 mail/merge
  68.     operations as well as support for very large WordPerfect 6.0 native
  69.     file format FORM template files.  See WORDPERFECT 6.0 instructions
  70.     below.
  71.  
  72.     Will now create a letter file (F6 key) using the company name without
  73.     spaces.
  74.  
  75.     CAPS LOCK will not affect the selection of letters (F6) anymore.
  76.  
  77.     Now includes an IMPORT program that will import ONE-FIELD-PER-LINE
  78.     and COMMA-DELIMITED format ASCII files.
  79.  
  80. 2.4 changes/updates
  81.  
  82.     WordPerfect 5.0 and 5.1 users will be delighted now that the mass
  83.     mail/merge option has been streamlined and thoroughly improved.
  84.  
  85.     New look on popup windows and more color choices.
  86.  
  87.     Easy to print sample template key for mail/merge operation
  88.     using the ALT-T hotkey.
  89.  
  90.     Quickly change between databases from the HEADER PAGE using
  91.     the ALT-D hotkey.
  92.  
  93.     Registration is now much easier via the ALT-O (order) key.
  94.  
  95.     You can now easily make fresh copies of the shareware system to
  96.     pass around to friends using the ALT-C (copy system) key.
  97.  
  98.     Automatically runs the slide-show tutorial using the
  99.     ALT-S (show) key.
  100.  
  101. 2.3 changes/updates
  102.  
  103.     This version features a memory resident option. You can now
  104.     keep Contact Plus loaded into memory and "popup" over a running
  105.     application by pressing a combination of hotkeys. While Contact
  106.     Plus is loaded into memory it consumes approximately 35 K of RAM.
  107.  
  108.     You can now print 1 up, 2 up, 3 up, chesire and laser printer
  109.     mailing labels.
  110.  
  111.     The autodialer will continue to let you log time spent on the
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.                                 2
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.     phone while browsing through the database.
  123.  
  124.     It is now much easier to add, edit and rename letters via the
  125.     F6 (WP) key. Press the F6 (WP) key while in any of the Contact
  126.     Menus to see how to create a new letter.
  127.  
  128. ***********************************
  129. ** NOTE TO USERS OF VERSION 2.1x **
  130. ***********************************
  131.  
  132.     This version of Contact Plus is compatible with the datafiles of
  133.     all 2.1x versions. If you are running a previous version all you
  134.     have to do is copy the C.EXE, CSETUP.EXE, C.HLP and CSETUP.HLP
  135.     files into your old Contact Plus directory.
  136.  
  137.     DO NOT COPY THE FOLLOWING FILES (as they contain sample data):
  138.  
  139.         CONTACT.DT
  140.         CONTACT.NOT
  141.         CONTACT.NT0
  142.         CONTACT.HDR
  143.         CONTACT.NX0
  144.         CONTACT.NX1
  145.         CONTACT.NX2
  146.         CONTACT.NX3
  147.         CONTACT.NX4
  148.  
  149. ******************
  150. ** INTRODUCTION **
  151. ******************
  152.  
  153.     Welcome to CONTACT PLUS(R) PERSONAL version 2.5. This is a
  154.     client tracking system suitable for anyone needing to keep track
  155.     of people. If you are in the business where client contact is
  156.     important, then this system is for you. Since this program is being
  157.     distributed via shareware, you are encouraged to try out the system
  158.     and if you find yourself using it on a regular basis, you will want
  159.     to register the system with the author. An INVOICE.DOC file has been
  160.     prepared for your use to register.
  161.  
  162.     Contact Plus logs the last 30 phone calls and the last 15 letters
  163.     to each client in your database. It features an autodialer and a way
  164.     to keep track of incoming calls. Contact Plus also interfaces directly
  165.     with WordPerfect(TM) and WordStar using the F6 (WP) key. This is not
  166.     an ASCII or text file interface -- it will actually generate instant
  167.     follow up letters in native word processing format to your clients
  168.     by simply pressing a key.
  169.  
  170.     Make sure that you run the slide-show tutorial program. It will
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.                                 3
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.     give you more information on how to use Contact Plus successfully.
  182.  
  183.     The slide-show tutorial is available by pressing the ALT-S key
  184.     from any of the contact screens.  In order for the slide-show
  185.     tutorial to run properly the following files must be present
  186.     in your contact directory:
  187.  
  188.     prorun.exe t24main.set t24t1.set  t24t2.set  t24t3.set  t24t4.set
  189.     t24t5.set  t24t6.set   t24t7.set  tutor.bat  tutor.doc
  190.  
  191. ***********************************
  192. ** HOW CAN YOU USE CONTACT PLUS? **
  193. ***********************************
  194.  
  195.     Let's introduce Harry, a salesperson for a restaurant equipment
  196.     manufacturer. Harry needs to keep track of basic information such
  197.     as the name, address and phone number of his clients. However,
  198.     Harry wants a history of previous contact with his clients. He
  199.     also needs to track information such as the best time to contact,
  200.     the receptionist's name, and the next action step (send
  201.     literature, call back, etc). Contact Plus stores the previous 30
  202.     phone calls including the date, time, duration and any notes for
  203.     each of his clients. It also has user-defined fields available so
  204.     Harry can customize the database for his particular needs. Since
  205.     Harry can't touch type, popup lookup menus are available which can
  206.     save him much time when entering new data.
  207.  
  208.     As customers call him, he uses the notes windows to keep detailed
  209.     records of all conversations. Using the incoming call button (F9)
  210.     he also has a record of the phone call. If Harry wishes to recall
  211.     a conversation about "blendomatics" but can't remember who he was
  212.     speaking to, he can search all notes/phone calls/memos/ticklers
  213.     for the word "blendomatics".
  214.  
  215.     Harry likes to send follow up letters to his clients immediately
  216.     after speaking with them on the phone. Contact Plus makes this
  217.     simple as it gives him the ability to enter up to 150 different
  218.     template files. Each template file will have the client's
  219.     name/address/city entered. Since Harry has been using WordPerfect
  220.     for a while and has a laser printer, Contact Plus enables Harry to
  221.     send handsome follow-up letters which impress his clients and
  222.     gives him a professional edge over his competition.
  223.  
  224.     At the end of the week, Harry has to report the number of calls he
  225.     has made to his clients. He simply sends a copy of the phone log
  226.     report captured to an output file to his main office.
  227.  
  228.     Keeping track of customers used to take Harry hours every day. He
  229.     wasn't able to spend all the time he wanted actually making
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.                                 4
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.     contact with his clients. With Contact Plus, Harry can now keep
  241.     better track of his customers and have even more time to bring in
  242.     new business.
  243.  
  244. **************
  245. ** FEATURES **
  246. **************
  247.  
  248.        o  Memory resident option to popup
  249.        o  Autodialer
  250.        o  Rolodex(r) cards
  251.        o  Mail/merge for mass mailings
  252.        o  Elapsed phone call timer
  253.        o  User defined date fields
  254.        o  Multiple databases
  255.        o  Ticklers/reminders
  256.        o  Reschedules your outstanding ticklers
  257.        o  Automated follow up schedules
  258.        o  Extensive online help (over 2,000 lines of help)
  259.        o  24 categories to classify your contacts
  260.        o  Interface to word processor with form files
  261.        o  Interleaved letter/envelope printing
  262.        o  Call analysis reports (Who didn't you call?)
  263.        o  Local and long distance dialing prefixes
  264.        o  Popup lookup and data entry windows
  265.        o  Colorful calendars and screens
  266.        o  Mouse support
  267.        o  Support for 43/50 line mode on reports (EGA/VGA monitors only)
  268.        o  Browse screen for dialing, taking notes and writing letters
  269.        o  Phone call history
  270.        o  Mailing labels (1 up, 2 up, 3 up and laser labels)
  271.        o  Correspondence history
  272.        o  User defined index fields
  273.        o  History graph
  274.        o  Unlimited date stamped notes
  275.        o  Keeps track of holidays/vacations
  276.        o  WordPerfect secondary mail/merge interface
  277.        o  ASCII file import
  278.  
  279. ******************************
  280. ** REGISTRATION INFORMATION **
  281. ******************************
  282.  
  283.     When you register you will receive:
  284.  
  285.         o  the latest version of the software
  286.  
  287.         o  170 page printed manual
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.                                 5
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.         o  a monthly calendar generation program
  300.  
  301.         o  a program to prints out today's ticklers to the screen or
  302.            to the printer when the computer is rebooted
  303.  
  304.         o  an import program to import data (DBASE as well as comma-delim
  305.            format) from other database programs or computers
  306.  
  307.         o  a utility copy contacts between databases or delete groups
  308.            of contacts
  309.  
  310.         o  a simple word processor
  311.  
  312.         o  repair programs for Contact Plus databases
  313.  
  314. ****************************
  315. ** ORDER INFORMATION      **
  316. ****************************
  317.  
  318.     Printed manual and extra utilities     $ 99.00
  319.  
  320.     Shipping               USA             $  8.00 (UPS Blue)
  321.                            Canada          $ 12.00 (Express Air Mail)
  322.                            Overseas        $ 25.00 (Express Air Mail)
  323.  
  324.     Specify disk size:     3.5"      or      5.25"
  325.  
  326.     Method of payment:     CASH
  327.                            CHECK or MONEY ORDER
  328.                            VISA/MASTERCARD
  329.                            COD (USA only - add $4.00)
  330.     TO ORDER:
  331.  
  332.     1. Press ALT-O (order key) while running Contact Plus
  333.  
  334.     2. Print the order form and
  335.  
  336.        a. Call toll-free 800-366-9876 or 407-779-4900  (9am - 5pm EST)
  337.               or
  338.        b. Fax your order to 407-779-3311
  339.               or
  340.        c. Mail the order form with payment to:
  341.  
  342.            Contact Plus Corporation
  343.            PO Box 372577
  344.            Satellite Beach, FL  32937-0577
  345.            USA
  346.  
  347.     3. Call the Contact Plus BBS system at 407-779-4422.  From the MAIN
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.                                 6
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.        MENU select the QUESTIONNAIRE MENU.  Settings 8 bits, no parity,
  359.        1 stop bit (8-N-1), 1200 - 9600 baud.
  360.  
  361.     Contact Plus Corporation reserves the right to change this offer
  362.     at anytime. Contact Plus is a registered trademark of Contact Plus
  363.     Corporation. Contact Plus Corporation also holds the US copyright
  364.     to Contact Plus.
  365.  
  366. *****************************************
  367. ** HARD DISK INSTALLATION INSTRUCTIONS **
  368. *****************************************
  369.  
  370.     Make sure that the proper date and time are set on your computer.
  371.     CONTACT PLUS uses the date and time for many functions.
  372.  
  373.       (1) From the C prompt make a directory called CONTACT by
  374.           typing MD \CONTACT (press Enter)
  375.  
  376.       (2) Change to the prompt where the Contact Plus disk is
  377.           located by typing A: or B: (press Enter)
  378.  
  379.       (3) Copy the files from the diskette to the hard drive by
  380.           typing COPY *.* C:\CONTACT (press Enter)
  381.  
  382.       (4) Change back to the C prompt in the CONTACT directory by
  383.           typing C: (press Enter) then CD \CONTACT (press Enter)
  384.  
  385.       (5) To start Contact Plus type the command "C".
  386.  
  387.     Press the HELP button (F1) often when first getting acquainted
  388.     with Contact Plus.
  389.  
  390.     If you have a problem at startup with the message:
  391.  
  392.        CANNOT OPEN ALL FILES ... QUITTING
  393.  
  394.        Follow these steps:
  395.  
  396.           (1) Locate your "config.sys" file. This file is a DOS
  397.               configuration file and is located in the root directory of
  398.               your boot disk. Enter the following command to go to the
  399.               root directory:
  400.  
  401.                    c:
  402.                    cd \
  403.  
  404.           (2) Enter the following command which will either create the
  405.               config.sys file or add the line to it.
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.                                 7
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.                   echo  FILES=20  >>  config.sys
  418.  
  419.           (3) Turn off your computer and turn it back on again.
  420.  
  421.           (4) Try to run Contact Plus again.
  422.  
  423.     Contact Plus comes with a sample database. Feel free to
  424.     change any of the user defined fields and experiment with the
  425.     system as you wish.
  426.  
  427.     We strongly urge regular database backup of Contact Plus to
  428.     prevent loss of data. We suggest an odd/even system of daily
  429.     backup of Contact Plus files. This means that a diskette
  430.     marked "odd" would be used to backup data on odd numbered
  431.     days and a diskette marked "even" would be used to backup
  432.     data on even days. In this way, should a backup disk become
  433.     faulty, only one day's worth of data would be lost.
  434.  
  435. ****************************************
  436. ** FLOPPY DISK OPERATING INSTRUCTIONS **
  437. ****************************************
  438.  
  439.     Although we do not recommend that you run Contact Plus on a
  440.     floppy based system due to the large amount of disk activity
  441.     that is required, you can get the most out of your dual-based
  442.     floppy system if you separate the program and the data on
  443.     different floppies
  444.  
  445.     Note: you CANNOT run Contact Plus as a memory resident program
  446.     if you are running on a floppy system.
  447.  
  448.     If you are running Contact Plus on a dual floppy system, you
  449.     can place Contact Plus (the program) on one disk and the data
  450.     files on another disk. This strategy will give you more room
  451.     for contacts on the data disk.
  452.  
  453.     The program diskette should contain the following file:
  454.  
  455.           C.EXE
  456.  
  457.     The data diskette should contain the following files:
  458.  
  459.           CONTACT.HDR   CONTACT.NX4   CONTACT.DT
  460.           CONTACT.NOT   CONTACT.NX0   CONTACT.NX1
  461.           CONTACT.NX2   CONTACT.NX3   CONTACT.NX4
  462.           CONTACT.NT0
  463.  
  464.     Place the program diskette into drive A and the data diskette
  465.     into drive B. Make drive B the current drive by entering:
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.                                 8
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.           B:
  478.  
  479.     Then run the program from drive A by entering:
  480.  
  481.           A:C
  482.  
  483.  
  484. ***********************
  485. ** ASCII FILE IMPORT **
  486. ***********************
  487.  
  488. A separate simple IMPORT program has been included with the unregistered
  489. version of Contact Plus Personal to make it easier to input names from
  490. other databases and/or mailing lists.
  491.  
  492. The import program will import lists in either COMMA-DELIMITED format or
  493. ONE-FIELD-PER-LINE format.
  494.  
  495. Comma delimited format files will look something like this:
  496.  
  497.     "Joe","Schmoe","123 Main Avenue","Orlando","FL",32222
  498.     "Sally","Spano","8888 Altari Avenue","Orlando","FL",32223
  499.  
  500. A file in one-field-per-line format will look something like the
  501. following where each name (record) occupies a fixed number of lines:
  502.  
  503.     Joe
  504.     Schmoe
  505.     123 Main Avenue
  506.     Orlando
  507.     FL
  508.     32222
  509.     Sally
  510.     Spano
  511.     8888 Altari Avenue
  512.     Orlando
  513.     FL
  514.     32223
  515.  
  516. INSTRUCTIONS
  517.  
  518.  1) Make a backup of your current contact database if it contains any
  519.     names.  This is VERY IMPORTANT as you may accidentally import
  520.     information into the wrong fields during the import process.
  521.  
  522.  2) Copy the ASCII file you wish to import into your \CONTACT directory.
  523.  
  524.  3) You need to determine the order and the number of fields in the
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.                                 9
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.     ASCII file by looking at a printout or a description of the ASCII
  536.     file.
  537.  
  538.     For example, if we have a comma-delimited file in the following
  539.     format:
  540.  
  541.         "Joe","Schmoe","123 Main Avenue","Orlando","FL",32222
  542.         "Sally","Spano","8888 Altari Avenue","Orlando","FL",32223
  543.  
  544.     Reading from left to right, we see the following fields:
  545.  
  546.         first name
  547.         last name
  548.         address line 1
  549.         city
  550.         state
  551.         zip
  552.  
  553.  4) Run IMPORT with the fields as determined in step 3.  In our example
  554.     we would enter the following at the C prompt:
  555.  
  556.          C> import fn ln a1 ci st zi
  557.  
  558.     Make sure that the order of the fields matches the order of the
  559.     fields in the ASCII file as read from left to right.  If you
  560.     encounter a field you want to ignore, use the 'bl' field name.
  561.  
  562.     For example to ignore the state name, you would type the
  563.     following at the DOS prompt:
  564.  
  565.          C> import fn ln a1 ci bl zi
  566.  
  567.     a) You will then be asked for the name of the CONTACT PLUS
  568.        database. Typically you will want to enter the name of
  569.        the database "CONTACT".
  570.  
  571.     b) You will then be asked for the name of the file you are
  572.        importing. This is the file containing the list of names from
  573.        another system or a list that you purchased.
  574.  
  575.     c) You will then be asked if you wish to convert the input from
  576.        ALL UPPERCASE to Mixed Case.   A name such as "JOHN DOE" would
  577.        be converted to "John Doe"
  578.  
  579.  5) Your names will then scroll onto the screen one page at a time.
  580.     You can selectively choose which of the names will be imported
  581.     by entering 'y' to import.  If you select 'n', the name on the
  582.     screen will not be imported.  If you select 'x', the entire
  583.     list will be imported.  If you select 'q', the import will stop.
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.                                 10
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595. *******************************
  596. ** MEMORY RESIDENT OPERATION **
  597. *******************************
  598.  
  599.     Contact Plus can run in either memory resident mode (available
  600.     only if your computer has a hard disk) or in normal mode. In
  601.     memory resident mode, a small (35K byte) portion of Contact Plus
  602.     will remain in memory at all times, ready to spring into action at
  603.     the press of a key. You must first run the CSETUP program if you
  604.     wish to install the memory resident option. The CSETUP program is
  605.     discussed in the next section.
  606.  
  607.     If you plan to run other memory resident programs with Contact
  608.     Plus, it is normally best to load Contact Plus last.
  609.  
  610.     To setup the memory resident option (hard disk systems only),
  611.     proceed as follows:
  612.  
  613.        1) Change to the directory in which Contact Plus was installed.
  614.  
  615.        2) Type "CSETUP" and press ENTER.
  616.  
  617.        3) Change to the MODE from NORMAL to MEMORY RESIDENT.
  618.  
  619.        4) Press ESC to quit and answer "Y" to save.
  620.  
  621.     To load Contact Plus in Memory Resident mode, proceed as follows:
  622.  
  623.        1) Change to the directory in which Contact Plus was installed.
  624.  
  625.            CD \CONTACT
  626.  
  627.        2) Type C and press ENTER.
  628.  
  629.        3) Contact Plus will display a message when loaded successfully.
  630.  
  631.     You can place the two commands above in your AUTOEXEC.BAT file if
  632.     you want Contact Plus loaded into memory when you start your
  633.     computer.
  634.  
  635.     See the MEMRES.TXT file for a list of incompatibilities and
  636.     potential pitfalls.
  637.  
  638. **********************************
  639. ** CSETUP CONFIGURATION PROGRAM **
  640. **********************************
  641.  
  642.     In order to run Contact Plus as a memory resident program, you
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.                                 11
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.     must first run the CSETUP program. CSETUP will tell Contact Plus
  654.     how to start, what database should be loaded, what hot keys should
  655.     be pressed.
  656.  
  657.     When Contact Plus is loaded as a TSR (Terminate Stay Resident), it
  658.     is loaded into memory and will wait behind the scenes to "pop up"
  659.     when a certain combination of keys ("hotkey") are pressed. Contact
  660.     Plus can run even when another program is running. A popular
  661.     example of this type of TSR is Borland's Sidekick program.
  662.  
  663.     The hot key combination should be picked for both convenience and
  664.     portability. You should select a hotkey that could possibly be
  665.     used by your word processor. Examples of poor key combinations are
  666.     "SHIFT-F1", "CTRL-A", "CTRL-F10". If you wish to select a function
  667.     key as your hot key, we recommend that you use both CTRL and ALT
  668.     simultaneously. Better examples of hot key combinations are
  669.     SHIFT-CTRL-F1 or ALT-CTRL-C.
  670.  
  671.     Contact Plus runs as a "swapping" TSR, that is, it uses either EMS
  672.     or the hard disk to temporarily swap programs from RAM memory. The
  673.     swapping capability allows Contact Plus to remain small in size
  674.     ... only 35K of RAM is used.
  675.  
  676.     If you are swapping to DISK, Contact Plus will create several
  677.     files explained below in the swap file directory. Do not delete
  678.     any of these files while Contact Plus is loaded into memory! You
  679.     may safely delete these files only if Contact Plus is NOT loaded
  680.     into memory.
  681.  
  682.     There are three temporary files that may be created when running
  683.     Contact Plus as a memory resident program and NOT using EMS to
  684.     swap:
  685.  
  686.      1) CPLUSTMP.$$$ - created when first loading Contact Plus
  687.         into memory.
  688.  
  689.      2) CPLUSSWP.$$$ - created when you press F5 to go to DOS
  690.         or launch another application or by pressing F6 to
  691.         launch the word processor.
  692.  
  693.      3) CPLUSSCR.$$$ - contains an image of the screen
  694.         after the hotkey is pressed and BEFORE Contact Plus is
  695.         started.
  696.  
  697. ******************************
  698. ** CUSTOMIZING CONTACT PLUS **
  699. ******************************
  700.  
  701.     Run the CSETUP program if you wish to customize the various memory
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.                                 12
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.     resident options. You can specify whether you want to run in
  713.     memory resident mode or not, what combination of hot keys should
  714.     be used.
  715.  
  716.     Go to the USER PARAMETER MENU to change the user defined fields.
  717.     You will want to set the first two user defined fields with
  718.     something that can be sorted such as account number, region, sales
  719.     id, or social security number. You may also want to customize the
  720.     user defined date fields.  There are three user defined date fields
  721.     which can be customized as: FIRST DATE, NEXT DATE, BIRTH DATE, etc.
  722.  
  723. ********************************************
  724. ** ADDING/DELETING/SEARCHING FOR CONTACTS **
  725. ********************************************
  726.  
  727.     Adding and deleting individual contacts may only be done from
  728.     the HEADER PAGE under the CONTACTS selection in the MAIN
  729.     MENU.
  730.  
  731.     To add a contact, press A followed by the ENTER key. You can
  732.     copy the information being displayed to the new contact or
  733.     enter your information on a new, clean screen. When finished
  734.     adding the contact, press ESC. You  will be prompted to save
  735.     the contact.
  736.  
  737.     To delete a contact, bring the contact up on the HEADER PAGE.
  738.     Press D followed by the ENTER key. Answer "Yes" to the
  739.     Delete? prompt. You cannot retrieve a contact once it has
  740.     been deleted. All associated ticklers, notes, letter history,
  741.     and phone call history will be deleted from the database.
  742.  
  743.     You don't have to do anything special to search for a contact
  744.     in Contact Plus because Contact Plus is ALWAYS in search
  745.     mode. The search will depend upon the setting of the index
  746.     which may be last name, company name, zip code or one of the
  747.     two user defined index fields. To change the current index,
  748.     press "I" followed by the ENTER key. You will be prompted for
  749.     the index to change.
  750.  
  751.     Press the UP and DOWN arrow to access different contacts or
  752.     enter the first few characters of the last name. If you
  753.     change the index to COMPANY, you may access the contacts by
  754.     company name instead of last name. The indexing feature is
  755.     also available for zip code, user field 1 and user defined
  756.     field 2.
  757.  
  758.     From the HEADER SCREEN, press the F8 (Browse) key to get a
  759.     global view of the contacts. This will allow you to quickly
  760.     look at each contact in a list.
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.                                 13
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772. *****************
  773. ** PHONE CALLS **
  774. *****************
  775.  
  776.     Press F3 or F4 from any of the pages under the Contact Menu. Of
  777.     course, the contact that you want to dial must be displayed on the
  778.     screen. If you have a Hayes compatible modem, Contact Plus will
  779.     dial the phone for you. Otherwise, you can still press F3 or F4 to
  780.     log the phone call but you will have to dial the phone manually.
  781.  
  782.     Each call will be stored in the phone log page with the most
  783.     recent call appearing at the top of the screen. The phone calls
  784.     cannot be deleted once they are entered. You have access to the
  785.     previous 30 calls only.
  786.  
  787. ********************************
  788. ** AUTOMATED FOLLOWUP LETTERS **
  789. ********************************
  790.  
  791.     Contact Plus has the unique ability to interface with WordPerfect,
  792.     Word, and WordStar when generating followup letters automatically.
  793.     From the Contact Plus menu, simply press F6 and you will be presented
  794.     with a list of up to 150 different FORM files. Each file is a template
  795.     with codes where the salutation, address, dates will go. You must
  796.     specify the name of your word processor in the SYSTEM PARAMETER MENU in
  797.     order for this to work properly.
  798.  
  799.     For example, if you are using WordPerfect 6.0 and you have stored
  800.     WordPerfect on the C drive your WordProcessor field would be set
  801.     to:
  802.  
  803.        C:\WP60\WP
  804.  
  805.     You will need to create the form letters ahead of time using your word
  806.     processor. Make sure that the form letters created are stored in the
  807.     FORMS FILE DIRECTORY and that they all end with the file name
  808.     extension ".FRM". The easiest way of creating new form files is by
  809.     pressing the F6 (WP) key from any of the contact menus. You will then
  810.     be presented with a popup allowing you to "ADD" new form letters.
  811.     Press "A" to add a new form letter.
  812.  
  813.     If you are using MicroSoft Word or Works you will want to save the files
  814.     as TEXT FILES using the SAVE AS option. If you are using WordPerfect,
  815.     WordStar or XyWrite you can save the files as document files.
  816.  
  817.     Contact Plus currently does not support Professional Write.
  818.  
  819. *******************
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.                                 14
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830. ** POPUP WINDOWS **
  831. *******************
  832.  
  833.     Most prompts in the header page have a popup window that enables you
  834.     to enter common information at the press of a few keystrokes.
  835.     If the popups are set to appear automatically, they will popup
  836.     whenever the highlight bar is placed over the field. Otherwise,
  837.     press F10 to access the popup menu on those prompts in the HEADER
  838.     PAGE. Press F10 again to modify, or add a new entry to the popup
  839.     menu.
  840.  
  841. ***********
  842. ** NOTES **
  843. ***********
  844.  
  845.     While in any of the contact menu pages, you may press the F7 key
  846.     (NOTES) which will bring up a date/time stamped note. The notes
  847.     may be summoned while any other popup window is on the screen. It
  848.     is especially convenient when talking on the phone.
  849.  
  850.     There are an unlimited number of notes that can be stored
  851.     perpetually for each contact in the database. Each note is date
  852.     and time stamped for your convenience.
  853.  
  854. **************
  855. ** TICKLERS **
  856. **************
  857.  
  858.     Use the tickler feature to remind you to call back or followup on
  859.     one of your clients. Each contact in the database has up to 15
  860.     different associated ticklers. Use the DONE? field to signify if
  861.     the task was completed, not completed or if you don't care.
  862.  
  863.     Contact Plus will warn you if the scheduled tickler falls on a
  864.     holiday or on a weekend.
  865.  
  866.     The ticklers marked as NOT DONE today, can be rescheduled to a
  867.     date in the future.
  868.  
  869. *************
  870. ** REPORTS **
  871. *************
  872.  
  873.     There are 15 reports available all of which can be printed on the
  874.     screen, printer or sent to a capture file for later processing
  875.     with a word processor.
  876.  
  877.     A selection menu will appear after the report is chosen. The
  878.     selection menu allows you to sort and select particular clients
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.                                 15
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890. ******************************************
  891. ** MAIL/MERGE FOR NON-WORDPERFECT USERS **
  892. ******************************************
  893.  
  894.     If you wish to send one letter to a bunch of clients the
  895.     mail/merge feature will allow you to do just that. Simply create
  896.     an ASCII text file using your favorite editor and call it
  897.     CONTACT.1, CONTACT.2 CONTACT.3 through CONTACT.8. The first
  898.     mail/merge template under the mail/merge menu corresponds to the
  899.     CONTACT.1, the second template corresponds to the file CONTACT.2,
  900.     etc. The sample files CONTACT.1 CONTACT.2, and CONTACT.3 are
  901.     included with the shareware version.
  902.  
  903.     Make sure that the files are stored as TEXT files. If you are
  904.     using MicroSoft Word or Works save the files using the SAVE AS
  905.     option. Wordstar users will save the files in NON-DOCUMENT mode.
  906.  
  907.     Here is a list of the mail/merge codes used in both MAIL/MERGE and
  908.     in the F6 (WP) form letter function:
  909.  
  910.         Field definitions are as follows:
  911.  
  912.           *d1 - current date (format - 31 Oct 87)
  913.           *d2 - current date (format - October 31, 1987)
  914.           *d3 - current date (format - 10/31/87)
  915.           *d4 - current day  (Monday, Tuesday, ... )
  916.           *t1 - current time (format - 15:23:43) military
  917.           *t2 - current time (format - 15:23) military
  918.           *t3 - current time (format - 03:23:43) standard
  919.           *t4 - current time (format - 03:23) standard
  920.           *sa - salutation
  921.           *fn - first name
  922.           *ln - last name
  923.           *ti - title
  924.           *a1 - address line 1
  925.           *a2 - address line 2
  926.           *st - state name
  927.           *ci - city name
  928.           *zi - zip code
  929.           *cn - country name
  930.           *po - phone One
  931.           *pt - phone Two
  932.           *co - company name
  933.           *me - memo field
  934.           *u1 - user defined index field 1
  935.           *u2 - user defined index field 2
  936.           *u3 - user defined field 3 (25 characters)
  937.           *u4 - user defined field 4  "    "
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.                                 16
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.           *u5 - user defined field 5  "    "
  949.           *u6 - user defined field 6  "    "
  950.           *w1 - user defined date field 1
  951.           *w2 - user defined date field 2
  952.           *w3 - user defined date field 3
  953.               (date format 04 Apr 89)
  954.  
  955.           *m1 - pin feed mailing labels (7 lines)
  956.           *m2 -    "      "        "    (6 lines)
  957.           *m3 -    "      "        "    (4 lines)
  958.           *m4 -    "      "        "    (5 lines)
  959.           *m5 -    "      "        "    (6 lines)
  960.           *pa - pause printer for form change
  961.           *ff - form feed
  962.  
  963.     To pad a field with blanks and right or left justify a field enter
  964.     a width specification like:
  965.  
  966.           *po%20  - phone 1 phone right just. pad with space
  967.           *pt%-20 - phone 2 left just. pad with space
  968.  
  969. ***********************************
  970. ** MAIL/MERGE with WORDPERFECT   **
  971. ***********************************
  972.  
  973.     You can now automatically mail/merge from within Contact Plus
  974.     directly into WordPerfect 5.1 and 6.0.  Therefore you can use all
  975.     the powerful printing and formatting options of the world's most
  976.     popular and powerful wordprocessor.  If you are interested in
  977.     sending only one letter, you do NOT want to use mail/merge.
  978.     Mail/merge is practical for mass mailings where the number of
  979.     pieces prohibits the use of the F6 key to produce individual
  980.     letters from the CONTACT MENU.
  981.  
  982.     Step 1: Make sure that the program WP.EXE including the full path
  983.     name is entered in the WORD PROCESSOR PATH prompt under the
  984.     SYSTEM SETUP MENU.
  985.  
  986.        If you're using WORDPERFECT 5.0 or 5.1, enter:
  987.  
  988.            c:\wp51\wp.exe
  989.  
  990.        If you're using WORDPERFECT 6.0, enter:
  991.  
  992.            c:\wp60\wp.exe
  993.  
  994.     Step 2: Make sure that the WORDPROCESSOR TYPE is set to
  995.     WORDPERFECT 5 or WORDPERFECT 6 as appropriate.
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.                                 17
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.     Step 3: Make sure that the enclosed keyboard macro file is
  1008.     accessible to WordPerfect.  To be sure COPY the macro file to your
  1009.     WordPerfect directory from DOS:
  1010.  
  1011.     If you're using WordPerfect version 5.0 or 5.1 for DOS:
  1012.  
  1013.         COPY  CPLUS.WPM  \WP51\CPLUS.WPM
  1014.  
  1015.     If you're using WordPerfect version 6.0 for DOS, use the macro
  1016.     called CPLUS60.WPM:
  1017.  
  1018.         COPY  CPLUS60.WPM  \WP60\CPLUS60.WPM
  1019.  
  1020.     Step 4: Before you create your WordPerfect Primary file, run
  1021.     Contact Plus and press the ALT-T (template) key.  A template key
  1022.     will be printed giving you the field numbers and definitions of each
  1023.     field in Contact Plus.
  1024.  
  1025.     Step 5: While running Contact Plus, proceed to the WordPerfect
  1026.     Mail/Merge menu option accessed under the MAIN MENU.
  1027.  
  1028.     Step 6: Place the highlight bar over one of the available PRIMARY
  1029.     FILES and press F6.  You will be launched into WordPerfect.
  1030.  
  1031.     Step 7: Using the template guide printed in step 4 above, enter the
  1032.     appropriate field numbers by pressing SHIFT-F9 then 1.  Your letter
  1033.     will look something like the following:
  1034.  
  1035.     ==============================================================
  1036.     {FIELD}~1 {FIELD}~2 {FIELD}~3
  1037.     {FIELD}~4
  1038.     {FIELD}~5, {FIELD}~6  {FIELD}~7
  1039.  
  1040.     Dear {FIELD}~2:
  1041.  
  1042.     bla bla bla
  1043.  
  1044.     Sincerely,
  1045.  
  1046.     Joe Schmoe
  1047.     ==============================================================
  1048.  
  1049.     Consult your WordPerfect manual for more detailed instructions on
  1050.     how to create a primary file.
  1051.  
  1052.     Step 8: After editing your primary file (it will be named CONTACT.1)
  1053.     corresponding to the primary file number you selected.  Save the
  1054.     changes and exit WordPerfect, you will be returned automatically
  1055.     back to Contact Plus.
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.                                 18
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.     Step 9: While in Contact Plus, press ENTER to go to the SELECTION MENU
  1068.     where you can select which contacts will be merged.  Press ESC to
  1069.     actually start the merge.
  1070.  
  1071.     Step 10: WordPerfect will then be launched and each contact will
  1072.     have been automatically merged.  *** IT IS IMPORTANT THAT THE
  1073.     ENCLOSED 'CPLUS.WPM' or 'CPLUS60.WPM' FILE BE MADE ACCESSIBLE TO
  1074.     WORDPERFECT.  This step will fail if WordPerfect cannot find the
  1075.     macro file.
  1076.  
  1077. *******************
  1078. ** MOUSE SUPPORT **
  1079. *******************
  1080.  
  1081.     If you have a Microsoft mouse, you can use it by setting up the
  1082.     MOUSE parameters under the SYSTEM PARAMETER MENU. The MOUSE will
  1083.     act as the arrow keys. Press the LEFT mouse button for the ENTER
  1084.     key and the RIGHT button for the ESC key.
  1085.  
  1086. ********************
  1087. ** MAKING BACKUPS **
  1088. ********************
  1089.  
  1090.     It is VERY important to make regular backups of your data.  The
  1091.     importance cannot be stressed enough.  Over time it is your data
  1092.     that becomes critical to your success and a hard disk crash or
  1093.     power outage could force you to re-type your information.  A
  1094.     painful process indeed.
  1095.  
  1096.     This version of Contact Plus comes with a batch file that will
  1097.     copy your database from the hard disk to a floppy on drive A.
  1098.     If you wish to backup on drive B, make the appropriate change
  1099.     to the file CBACKUP.BAT file.
  1100.  
  1101.     The registered version comes with a utility that will compress the
  1102.     database before copying them to floppy.  The compression typically
  1103.     squeezes a large database down to 20% of its original size.
  1104.  
  1105. ************************
  1106. ** MULTIPLE DATABASES **
  1107. ************************
  1108.  
  1109.     You can keep a database of hot prospects. Another one for friends
  1110.     and acquaintances and another one for your vendors. Use the
  1111.     DATABASE MENU to create new databases.  Use ALT-D from the header
  1112.     screen to switch from database to database.
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.                                 19
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125. **************************
  1126. ** REVIEWS AND COMMENTS **
  1127. **************************
  1128.  
  1129.     Here is what some of our satisfied customers and reviewers are
  1130.     saying about Contact Plus:
  1131.  
  1132.     Dr. File Finder (Mike Callahan, best selling book author):
  1133.     "Contact Plus, by Ed Trujillo, is a full-featured program that can
  1134.     be used by anyone who has to keep track of the people. It's many
  1135.     features make it a powerful program that can really increase your
  1136.     productivity and your effectiveness. I've looked at MANY programs
  1137.     and Contact Plus is the BEST! My advice is to give it a try!"
  1138.  
  1139.     Dr. Leon Wortman, Software Reviewer of Business Marketing Magazine
  1140.     (Jan '89): "I look at, install or run an average of three or four
  1141.     new software packages a month. They range in price from much less
  1142.     than $100 to several thousand dollars. I know what I'm about to
  1143.     report may be hard to swallow. But have faith in me. If I didn't
  1144.     genuinely know that Contact Plus is the best-buy-of-the-year, I
  1145.     wouldn't describe it with those very words."
  1146.  
  1147.     Charles K. Fairchild, Washington D.C.: "You realize, I hope, that
  1148.     programs like this could set a new standard for overall design and
  1149.     ease of use. I have never seen anything on the regular commercial
  1150.     market that feels so good to use, has so much built-in help, and
  1151.     so many features!"
  1152.  
  1153.     Harry Pollard, President of Henry George Schools of California:
  1154.     "After using a dozen or more databases, I settled on Contact Plus
  1155.     for the best reasons. It's the fastest database, tracker, tickler,
  1156.     dialing program I've encountered. It automatically backs up,
  1157.     issues reports in a variety of formats and mail/merges as you
  1158.     wish. It records letters and calls, and graphs calling experience
  1159.     with individual clients."
  1160.  
  1161.     Tim Greer, Software Reviewer of the Phoenix PC User's Group (April
  1162.     '90): "CLIENT TRACKING DREAM... If you are in a business where
  1163.     tracking client contact is important, have I got a gem for you.
  1164.     It's a piece of Shareware called CONTACT PLUS."
  1165.  
  1166.     Brad Caverly, Film Plane of Panorama City, CA: "This is one of the
  1167.     best programs I have seen ever, shareware or commercial. I have
  1168.     never registered a piece of shareware before but I have never run
  1169.     across a program so complete, so user friendly and so useful."
  1170.  
  1171.     Paul Cassel, Software Reviewer of the Albuquerque Journal (July
  1172.     '89): "Today, there are several programs designed to help
  1173.     salespeople increase productivity. One of the best of these was
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.                                 20
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.     written, and is distributed by, an Albuquerque programmer, Ed
  1185.     Trujillo."
  1186.  
  1187.     Larry Fox, Vice President Ziff-Davis Press: "I honestly have never
  1188.     encountered a software package that works so much like I work.
  1189.     From its friendly yet practical data screen through its
  1190.     annotations, logs and reports of calls, ticklers, memos, letters,
  1191.     notes and appointments to its seamless template and mail merge
  1192.     with either its own word processor or Wordperfect, Contact Plus
  1193.     creates a complete yet natural environment for the tracking of
  1194.     daily contacts ..."
  1195.  
  1196.  
  1197. ***************************************************
  1198. ** CONTACT PLUS PROFESSIONAL AND NETWORK VERSION **
  1199. ***************************************************
  1200.  
  1201.     For more extensive tracking needs we also offer Contact Plus
  1202.     Professional, and Contact Plus LAN (for networks) both of which
  1203.     offer many more features  and functions.
  1204.  
  1205.     Call for more information.
  1206.  
  1207.     Note to registered users of Contact Plus Personal: all data will be
  1208.     transferred automatically from the Personal version to the Professional
  1209.     version.  We will also give you credit towards the purchase price of
  1210.     the Professional version.
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.                                 21
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.